כמה זמן צריך עורך דין לשמור מסמכים?

.

אילו מסמכים עורך דין צריך לשמור?

כשמדובר במסמכים משפטיים, עורכי דין חייבים להיות זהירים ביותר לגבי מה הם שומרים ולכמה זמן. הסיבה לכך היא שמסמכים יכולים לשמש כראיה בבית המשפט, ואם עורך דין לא מצליח לשמור את המסמכים הנכונים למשך הזמן המתאים, הוא עלול להטיל אחריות לכל נזק שייגרם. המסמכים שעל עורך דין לשמור תלויים ב- סוג החוק שהם עוסקים בו. לדוגמה, עורך דין פלילי עשוי להזדקק לשמור מסמכים הקשורים לתיקים של לקוחותיו, כגון דוחות משטרה, הצהרות עדים ותמלולי בית המשפט. מצד שני, עורך דין תאגידי עשוי להזדקק לשמור מסמכים הקשורים לעסקאות העסקיות של לקוחותיו, כגון חוזים, חשבוניות ודוחות כספיים.

כמה זמן צריך עורך דין לשמור מסמכים?

משך הזמן שעורך דין צריך לשמור מסמכים תלוי בסוג המסמך ובתחום השיפוט שבו הוא עוסק. באופן כללי, עורכי דין צריכים לשמור מסמכים למשך שבע שנים לפחות, אך ייתכן שיהיה צורך לשמור מסמכים למשך זמן רב יותר. לדוגמה, מסמכים הקשורים לתיק של לקוח צריכים להישמר לפחות שבע שנים לאחר סגירת התיק. הסיבה לכך היא שתקופת ההתיישנות ברוב התיקים האזרחיים היא שבע שנים, וייתכן שיהיה צורך במסמכים אם הלקוח יחליט להגיש תביעה. מנגד, יש לשמור מסמכים הקשורים לעסקאות עסקיות של הלקוח למשך עשר שנים לפחות . הסיבה לכך היא שתקופת ההתיישנות של רוב התביעות הקשורות לעסקים היא עשר שנים, וייתכן שיהיה צורך במסמכים אם הלקוח יחליט להגיש תביעה.

השוואה מהירה

בנוסף למסמכים שהוזכרו לעיל, עורכי דין צריכים לשמור גם מסמכים הקשורים לפרקטיקה שלהם, כגון תיקי לקוחות, רישומי חיוב והתכתבויות. יש לשמור את המסמכים הללו למשך שבע שנים לפחות, שכן ייתכן שיהיה צורך בהם במקרה של ביקורת או חקירה.

מה קורה אם עורך דין לא מצליח לשמור מסמכים?

אם עורך דין לא מצליח לשמור מסמכים למשך הזמן הנדרש, הוא עלול להישפט באחריות לכל נזק שנגרם כתוצאה מכך. לדוגמה, אם עורך דין לא מצליח לשמור מסמכים הקשורים לעניינו של לקוח, הוא עלול לשאת באחריות לכל ההפסד שייגרם ללקוח כתוצאה מכך.

כיצד עורכי דין יכולים להבטיח שהם שומרים מסמכים במשך הזמן הנכון?

הדרך הטובה ביותר עבור עורכי דין להבטיח שהם שומרים מסמכים למשך הזמן הנכון היא ליצור מדיניות שמירת מסמכים. מדיניות זו צריכה לפרט את סוגי המסמכים שיש לשמור, את משך הזמן שיש לשמור אותם ואת תהליך סילוק המסמכים שאינם נחוצים יותר.

סיכום

עורכי דין חייבים להיות זהירים ביותר לגבי המסמכים שהם שומרים ולכמה זמן. משך הזמן שבו יש לשמור מסמכים תלוי בסוג המסמך ובתחום השיפוט שבו הם עוסקים. כדי להבטיח שהם שומרים מסמכים למשך הזמן הנכון, עורכי דין צריכים ליצור מדיניות שמירת מסמכים. למידע נוסף על מדיניות שמירת מסמכים, עיין בסרטון זה של איגוד עורכי הדין האמריקאי.